Fortegnelse over behandling af personoplysninger for Firmakaproning

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en idrætsforening i medfør af persondataforordningen. Idrætsforeninger er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer), jf. Vejledning til idrætsforeninger om behandlinger af person oplysninger, udgivet af DIF og DGI

Den sidste kolonne skal udfyldes og ajourføres løbende af foreningen.

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i: Firmakaproning, Verdens Ende 2, 6400 Sønderborg

                                                                                                                    CVR nr. 34554641

Dato for seneste ajourføring af dokumentet: 20.05.2018

1. Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?

Den dataansvarlige er:

Overordnet ansvarlig:

Gerner Petersen, 23264247

firmakaproning@firmakaproning.dk

Databehandler er :

MemberLink

Følgende udvalgsmedlemmer:

Susanne Klages

Jørn Erik Rasmussen

Kaj Jensen

Heidi Andersen

2. Hvad er formålet med behandlingen?

Formålet med behandlingerne i foreningen oplistet i overordnet kategorier

a)Varetagelse af deltagerforhold og trænere/instruktører og leders forhold, herunder aktivitetsudøvelser, kommunikation, møder, og kontingentopkrævninger, tilmelding opkrævning.

b)Hensyntagen til skader og helbredsforhold.

Ad a) Formålet er at kunne kræve korrekt tilmeldingsgebyr samt at kunne udsende det korrekte relevante materiale til de relevante udvalgsmedlemmer og deltagere.

Klubben skal kunne se hvorvidt trænere, instruktører og ledere opfylder kravene til at varetage de hverv de udfylder i klubben.

Oplysninger om skader indhentes og behandles alene fra relevante deltagere af hensyn til eventuelle forsikringsforhold, der kan have betydning for deltagerne

3. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Almindelige personoplysninger:

Navn

Adresse

Mailadresse

Telefon nr.

Køn

Fødselsdato

b) Oplysninger om strafbare forhold.

 Oplysninger indhentes alene for at kunne administrerer Firmakaproning.

Oplysninger slettes straks der ikke længere er brug for disse.

4. Hvem behandler vi oplysninger om?

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:

a) Ledere

b) Trænere/instruktører

c) Deltagere

5. Hvem videregives oplysningerne til?

Der videregives ingen informationer.

6. Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen.

Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 3 år efter tilhørsforholdets ophør.

Almindelige personoplysninger om ulønnede ledere og trænere/instruktører opbevares i op til 1 år efter virket er ophørt.

 Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter behandlingsformålet er opfyldt.

Oplysningerne slettes straks når Firmakaproning ikke længere har brug for dem.

7. Hvordan opbevarer vi personoplysningerne?

Vi opbevarer alle personoplysninger hos MemberLink.

Oplysningerne er beskyttet af password som kasserer, web master har adgang.

Programmet ejes af MemberLink. Firmakaproning har købt abonnement hos dem.

Adgang til programmet foregår online.

8. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?

Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores programudbyder og vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og Datatilsynet.

Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: vi logger alle uregelmæssigheder.

Firmakaproning programudbyder er MemberLink.

Hovedorganisationen DFfR og Ruderverein Germania og Sønderborg Roklub.

9. Hvad kan vores IT-system, har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-system?

Vores IT-system kan følgende:

a) Ved sletning af personoplysninger fra Firmakapronings IT-system bliver alle oplysninger automatisk slettet efter et år hos vores databehandler.

b)Kassereren får notifikation om databehandlingsopgaver, der skal udføres, herunder kontrol og ajourføring af data.

c) Der gives ikke notifikation om regelmæssig fornyelse af password.